Erasmus, un an de démarches administratives

Cet article est basé sur ma mobilité Erasmus afin de vous donner les lignes directrices. Dans tous les cas, fiez vous aux consignes de votre université d'origine.

Tu as été sélectionné(e) pour un séjour d'échange Erasmus ? Ne te réjouis pas trop vite, Petit Padawan. Avant de partir, tu dois passer une dernière épreuve qualificative. J'ai nommé celle du labyrinthe administratif. Mais ne t'inquiètes pas, tu sais, tout va bien se passer - à la condition que tu suives à la lettre les instructions du bureau des relations internationales de ton université.

Tu veux que je te raconte mon Erasmus côté paperasse ? Oh oui Père Castor, raconte-nous !
(bon, d'accord)

Ma bible de paperasses Erasmus


AVANT LE DÉPART

S'inscrire dans son université d'accueil, qui vous enverra un mail. Ah oui, vos mails : consultez-les tout le temps, conseil d'amie (qui vous veut du bien) car vous allez recevoir tout plein d'infos. Alors hop hop hop, pas question de se dire "Tralala c'est les vacances, au diable l'internet".

* Aussi fou que cela puisse paraître, avant de partir en Erasmus, il faut aussi s'inscrire dans son université d'origine. Car vous avez beau suivre des cours dans une université à l'étranger, c'est à votre établissement d'origine que vous allez envoyer tous vos papiers et c'est cet établissement-là aussi qui se chargera de traduire votre relevé de notes et de valider votre année.

* D'ailleurs, on vous demandera d'envoyer un certificat de scolarité daté de l'année de votre mobilité (pour moi 2012/2013).

Prévenir le bureau des relations internationales de votre université d'origine que vous avez réussi votre année, relevé de notes en pièce jointe d'un mail à l'appui. Si tu as foiré tes partiels, chéri(e), c'est cuit pour toi.

Établir le contrat étudiant Erasmus. Ce document, je cite, atteste de votre participation au programme Erasmus et vous offre la possibilité de percevoir une bourse. A établir en deux exemplaires, dont un vous sera retourné plus tard. Suivez bien les instructions, si on vous dit de le remplir à l'encre bleue, c'est à l'encre bleue.

Établir le contrat d'études. Là, ça se complique un peu. Le contrat d'études permet d'établir le programme de cours, et donc de communiquer à votre université les partiels que vous allez passer et le nombre de crédits. Pourquoi c'est compliqué ? Déjà, il faut choisir ses matières et faire pour que le tout donne 30 crédits par semestre. Bon. Mais après, après : c'est le portail des Enfers. Déjà, il faut que tu arrives à capturer ton responsable de diplôme (exemple : le responsable de mon master) et ton responsable d'échange (le gugusse qui s'occupe des relations avec ton université d'accueil). Une fois donc que tu as pu avoir leurs précieuses signatures, tu dois envoyer ce document original à ton université d'accueil (exemple : en Allemagne) où il sera paraphé de la blanche main de deux autres personnes : le responsable des échanges Erasmus avec la France et quelqu'un du bureau international. Et là, encore plus dur : ces personnes doivent renvoyer le contrat d'études à ton université d'origine. N'oublie donc pas de leur mettre un petit mot doux pour leur expliquer la marche à suivre et d'ajouter une enveloppe timbrée à l'adresse idoine = le bureau des relations internationales de ton université d'origine.

=> Pourquoi c'est compliqué cette histoire de contrat d'études, Père Castor ? Et bien, mon enfant : parce que toutes les signatures, mentions et tampons doivent être ORIGINAUX. Pas de scans, pas de photocopies. Evidemment, il ne doit manquer aucune signature sinon, tu as le droit de tout recommencer de zéro.

* Pense aussi à demander la carte européenne de sécurité sociale à ta mutuelle étudiante !


PENDANT LE SÉJOUR

Au début du séjour

Ça y est, tu es arrivé(e) en un seul morceau, la kiffance Erasmus a commencé. Mais attention Petit Padawan, n'oublie pas que tu as des documents Erasmus à renvoyer ! Et fais bien attention aux dates limites !

Le contrat d'études, pour commencer. Si jamais tu as eu des changements de cours par rapport à la première mouture de ton contrat d'études (à ce propos, c'est sympa d'en faire une photocopie au cas où), tu vas devoir utiliser le deuxième formulaire (celui qui s'appelle modifications du contrat d'études). Une fois qu'il est tout remis à jour, tu le fais signer par ton responsable d'échange dans ton établissement d'accueil, par une personne en charge des Erasmus du bureau international et attention ça se complique. Tu glisses ton petit papier dans une enveloppe, que tu envoies à ton responsable de diplôme en France. A ce responsable de diplôme, tu écris une petite note gentille en lui demandant de transmettre ton contrat d'études au responsable d'échange [insérez un nom ici]. Puis, petite note à destination de ton responsable d'échange pour lui demander s'il peut et transmettre le papier à Madame/Monsieur X du bureau des relations internationales. Une fois fois que cette personne du bureau des relations internationales a accusé réception de ton contrat d'études, tu peux entamer une danse de la pluie.
=> Ici aussi, toutes les signatures, mentions et tampons doivent être ORIGINAUX.

* Si tu as été sélectionné(e) pour toucher la bourse Erasmus : félicitations, c'est bien, tu vas pouvoir payer tes courses alimentaires grâce aux subventions de l'Union Européenne. Hum, je disais : si tu as été sélectionné(e) pour toucher la bourse Erasmus, tu vas devoir faire remplir une attestation de début de séjour par le bureau des relations internationales de l'université d'accueil. Idem, il est nécessaire d'envoyer l'ORIGINAL à l'université d'origine. Sans certificat, pas de bourse.

* Si tu as été sélectionné(e) pour toucher la bourse Explo'ra Sup de la région Rhône-Alpes, comme moi, il faut en plus faire signer un certificat de présence par quelqu'un du bureau des relations internationales de l'université d'accueil. Et là aussi, il faut impérativement envoyer l'ORIGINAL à l'université d'origine. Sans certificat, pas de bourse.

* Si tu restes pour deux semestres, il faut te retaper une deuxième fois la paperasse du contrat d'études. T'es content, hein ?


A la fin du séjour

Et oui, ça y est, Erasmus c'est fini. Tu es en train de passer tes partiels et sauter sur tes valises pour les fermer mais n'oublie pas de faire signer tes derniers certificats, Petit Padawan.

* 15 jours avant la fin de l'échange, il faut faire signer l'attestation de présence Erasmus par le/la responsable du programme Erasmus au bureau des relations internationales de l'université d'accueil. Je te le répète, au cas où tu sois sourd(e) et/ou aveugle : il faut envoyer l'ORIGINAL à l'université d'origine. C'est important parce que : on t'a versé en début de mobilité les deux tiers de ta bourse et, sans réception de ce dernier document, impossible de te verser le dernier tiers.

* A renvoyer aussi, le rapport de fin de séjour Erasmus. Un petit questionnaire bête comme choux qui compte car sans sa réception, pas de paiement du dernier tiers de la bourse non plus.

* Si tu as touché la bourse Explo'ra Sup (75 % de la somme versée en début de mobilité), il te faudra faire remplir et signer le certificat final Explo'ra Sup et envoyer l'ORIGINAL à l'université d'origine. Pas de papier, pas les 25 % de la bourse restant dans ta popoche.

* Pour la bourse Explo'ra Sup, il y a un rapport d'environ dix pages à rédiger et à envoyer à ton université d'origine. Pas de rapport, pas les 25 % de la bourse restant dans ta popoche.

* Last but not least : n'oublie pas d'envoyer ou de faire envoyer ton relevé de notes pour que ton année soit validée par ton université d'origine !


ATTENTION : l'oubli d'un seul document peut avoir de graves conséquences, à savoir l'annulation des bourses et l'obligation de rembourser les sommes perçues ou bien non validation de l'année par exemple ! Il est donc essentiel de se tenir bien à jour.


Voilà, ton année Erasmus est terminée. Tu vois, ce n'était pas si terrible que ça finalement, toute cette paperasse administrative  ! ;) Maintenant, tu as le droit de pleurer en regardant tes photos et de regretter que ces quelques mois soient passés si vite. Et si tu patauges dans la semoule, tu peux me laisser un commentaire aussi, Petit Padawan, je ne mords pas !

Cet article est basé sur ma mobilité Erasmus afin de vous donner les lignes directrices. Dans tous les cas, fiez vous aux consignes de votre université d'origine.

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